Bir web tasarım ajansıyla çalışmak için aynı şehirde bulunmak şart mı? Kurumsal sitenin planlanması, içeriklerin hazırlanması ve tasarım onayları çoğu zaman çevrim içi yürütülebilir. Buna karşın uzaktan çalışmanın kendiliğinden kolay olduğunu varsaymak da doğru değildir. Süreçte kim karar verecek, hangi malzemeler paylaşılacak ve geri bildirim nasıl kaydedilecek soruları açık olmalı. Mesafeden çok bu çalışma düzeni projenin ilerleyişini belirler.
İlk görüşmeye somut ihtiyaçlarla girin
“Modern bir site istiyoruz” cümlesi ajansın kapsam çıkarması için yeterli değildir. Hangi hizmetler anlatılacak, kaç şube bulunuyor, müşteriler hangi sorularla arıyor ve siteden hangi işlemi yapmaları bekleniyor? Kısa bir ihtiyaç belgesine bu soruların yanıtını yazın. Hazır metin, fotoğraf ve logo dosyaları varsa durumlarını ekleyin. Malzeme eksikse kim hazırlayacak belirtin. Böylece çevrim içi toplantı genel beğeniler yerine gerçek teslim kalemleri üzerinde ilerler.
Görüşme sonrasında ajansın önerdiği sayfa yapısını ve yapılacak işleri yazılı isteyin. Ana sayfa, hizmet sayfaları, iletişim formu ve gerekiyorsa referans alanı ayrı ayrı belirtilmeli. İşletme içinde birden fazla kişi onay veriyorsa tek bir temsilcinin geri bildirimleri toplaması yararlıdır. Aksi halde birinin onayladığı başlık başka bir toplantıda tekrar açılır. Uzaktan çalışmada yazılı karar kaydı, telefon görüşmelerinin unutulan ayrıntılarını korur.
Yerinde yapılması gerekenleri ayırın
Bazı projeler fotoğraf çekimi, ürün incelemesi veya üretim alanını tanıma gerektirir. Bunlar için ajansın mutlaka ofisinize gelmesi gerekip gerekmediğini konuşun. Yerel bir fotoğrafçı çekimi yapabilir, işletme ekibi ürün bilgilerini düzenleyebilir veya belirli bir toplantı yerinde gerçekleştirilebilir. Bu işlerin kim tarafından ve hangi bedelle yapılacağını tekliften önce belirleyin. Genel bir web tasarım paketinde profesyonel çekim veya kapsamlı metin yazımı bulunduğunu varsaymayın.
Çağ Medya, ana sayfasında Türkiye geneline online web tasarım hizmeti sunduğunu ve keşif, tasarım, yayın ile destek adımlarını anlatıyor. WordPress tabanlı tanıtım sitesi paketlerinin yanında özel web yazılım ve e-ticaret çözümlerini de ayrı sunuyor. İşletmenizin standart bir kurumsal siteye mi yoksa özel işlemler içeren bir yapıya mı ihtiyacı olduğunu görüşmede belirtmek, uzaktan teklifin daha doğru hazırlanmasına yardımcı olur.
Portföyü yalnızca görünüme göre okumayın
Ajansın örnek işlerini telefondan açın. Hizmetlerin nasıl anlatıldığına, iletişim düğmesinin bulunup bulunmadığına ve metinlerin okunmasına bakın. İşletmenize birebir benzeyen referans olmaması tek başına olumsuz bir sonuç değildir. Bunun yerine ajansın yeni bir sektörde müşteri sorularını nasıl öğreneceğini sorun. Bir üreticiyle danışmanlık şirketinin menüsü aynı olmayacaktır. Sektöre uygun içerik yapısı, renk tercihinden daha çok açıklama gerektirir.
Referans projesinin hangi parçalarının ajans tarafından üretildiğini de öğrenin. Tasarım, yazılım, içerik ve fotoğraf işleri farklı ekiplerce yapılmış olabilir. Görünümü beğendiğiniz örneğin kapsamını kendi teklifinizle karşılaştırın. “Buna benzer olsun” cümlesi, hangi sayfayı veya kullanıcı akışını beğendiğinizi söylemez. İki üç somut örnek üzerinden konuşmak daha verimli olur.
Toplantı ve revizyon düzenini baştan kurun
Bir proje sorumlusu, düzenli durum güncellemesi ve belirli onay aşamaları isteyin. Tasarımın ilk sürümü, içerik yerleşimi, mobil kontrol ve yayına alma için ayrı tarihler belirlenebilir. Revizyonları dağınık mesajlar yerine sayfa bazında tek listede toplayın. Her isteğin yeni kapsam mı yoksa kararlaştırılmış işin düzeltmesi mi olduğu görünür olsun. Böyle bir kayıt iki tarafın da zamanı doğru planlamasını sağlar.
Yayın sonrası ilişkiyi de sorun: panel eğitimi yapılacak mı, telefon numarasını kim değiştirecek, teknik arıza hangi kanaldan bildirilecek? Küçük içerik güncellemesiyle yeni işlev geliştirme aynı destek talebi değildir. Alan adı ve hosting yenileme tarihlerini kimin izleyeceği de açık olmalı. Uzaktan çalışan bir ekiple iletişim kolaylığı, bu soruların yanıtlanmasıyla ölçülür.
Mesafeyi kararın tek ölçüsü yapmayın
Teklifleri sayfa kapsamı, içerik sorumluluğu, görüşme biçimi, olası yerinde işler, onay süreci ve destek açısından karşılaştırın. Yakın bir ajansla bile kararlar belirsiz kalabilir; uzak bir ekiple de düzenli bir iş akışı kurulabilir. İşletmeniz için doğru tercih, ihtiyaçları anlayıp uygulanabilir bir planla yanıt veren ve teslimden sonraki sorumlulukları açıklayan ekiptir.
Uzaktan iş birliğinde dosya düzeni de önemlidir. Logonun güncel sürümünü, onaylı metinleri ve kullanılacak fotoğrafları tek bir klasörde toplamak, yanlış dosyanın yayına alınmasını önler. Her dosyanın adını anlaşılır yazın ve değişiklikleri tarihleyin. Son kontrol için bir çalışanı, şirket bilgileri ve iletişim kanallarını kendi telefonundan denemekle görevlendirin. Bu küçük hazırlık, toplantı sayısını artırmadan kararların uygulanmasını kolaylaştırır.