İş görüşmesi sonrası teşekkür maili, yalnızca nezaket mesajı değildir. Görüşmeye olan ilginizi teyit eder, konuşulan önemli bir noktayı hatırlatır ve profesyonel iletişim becerinizi gösterir.
Mesajın işe alım kararını tek başına değiştirmesi beklenmemelidir. Yine de kısa, zamanında ve kişiye özel bir mail; birbirine yakın adaylar arasında olumlu bir ayrıntı olarak kalabilir.
Teşekkür maili ne zaman gönderilmeli?
En uygun aralık genellikle görüşmeden sonraki 24–48 saattir. Aynı gün içinde göndermek mümkündür; fakat görüşme biter bitmez hazırlanmış genel bir metin yerine notlarınızı gözden geçirip sakin biçimde yazmak daha iyi sonuç verir.
Görüşme cuma öğleden sonra yapıldıysa aynı gün veya takip eden iş gününün sabahı gönderilebilir. Çok geç saatte yollamak yerine zamanlama özelliği kullanarak mesai başlangıcına yakın teslim edilmesini sağlayabilirsiniz.
Kime gönderilmeli?
Görüşmeyi yapan kişinin doğrudan adresi varsa mesajı ona gönderin. Birden fazla görüşmeciyle konuştuysanız her birine ayrı, kısa ve kişiselleştirilmiş mesaj yazmak toplu kopyadan daha doğaldır.
Adres sizde yoksa süreci yöneten insan kaynakları kişisine teşekkür edip mesajınızı ilgili görüşmeciye iletip iletemeyeceğini sorabilirsiniz. Şirket içi adres kalıbını tahmin ederek bilinmeyen adrese mail göndermekten kaçının.
Konu satırı nasıl olmalı?
Konu satırı açık ve sade olmalıdır. “Bugünkü görüşme için teşekkürler”, “Pazarlama Uzmanı görüşmesi hakkında” veya “Görüşmemiz için teşekkür ederim” gibi ifadeler yeterlidir.
Aşırı dikkat çekmeye çalışan büyük harfler, ünlem dizileri ve “acil” gibi kelimeler kullanmayın. Görüşülen pozisyonu yazmak, aynı gün çok sayıda adayla konuşan ekip için mesajı ayırt etmeyi kolaylaştırır.
İlk paragrafta ne yazılmalı?
Kişiye adıyla hitap edin ve ayırdığı zaman için teşekkür edin. Hangi pozisyon için, hangi gün görüştüğünüzü tek cümlede hatırlatın; uzun bir giriş yapmayın.
“Bugün Dijital Pazarlama Uzmanı pozisyonu hakkında konuşmak için ayırdığınız zaman için teşekkür ederim” gibi doğrudan bir başlangıç yeterlidir. Resmiyet düzeyini görüşmedeki iletişim biçimine göre ayarlayın.
Maili kişiselleştiren bölüm
Görüşmede konuşulan belirli bir proje, ekip hedefi veya problemden birini anın. Bu ayrıntı mesajın hazır şablondan kopyalanmadığını gösterir.
Yalnızca “Şirketiniz çok güzel” gibi genel övgü yerine, rolün neden ilginizi çektiğini somutlaştırın. Örneğin veri raporlama sürecinin yeniden kurulması konuşulduysa, önceki deneyiminizin bu ihtiyaca nasıl katkı sağlayacağını bir cümlede bağlayın.
Değer önerisini tekrar kurun
Teşekkür maili ikinci bir ön yazı değildir. Özgeçmişinizdeki her başarıyı sıralamak yerine görüşmede öne çıkan ihtiyaca karşılık gelen tek güçlü yönünüzü hatırlatın.
“Ben de bu işi yaparım” demek yerine ölçülü bir bağlantı kurun: “Benzer bir ekipte haftalık raporlama süresini kısaltan düzen kurmuş olmamın, konuştuğumuz geçişte yararlı olabileceğini düşünüyorum.”
Eksik kalan cevabı düzeltmek mümkün mü?
Görüşmede bir soruya eksik yanıt verdiğinizi fark ettiyseniz, mailde kısa bir ekleme yapabilirsiniz. Savunmacı açıklama veya uzun mazeret yerine, sonradan hatırladığınız yararlı bilgiyi net biçimde verin.
Bir dosya ya da portföy bağlantısı gönderecekseniz görüşmede istenmiş veya konuyla doğrudan ilgili olmalıdır. Gereksiz büyük ekler, çok sayıda bağlantı ve beklenmedik sunumlar mesajı ağırlaştırır.
Kapanış cümlesi nasıl yazılır?
Pozisyona ilginizin devam ettiğini belirtin ve gerekirse ek bilgi sunabileceğinizi söyleyin. İşe alınmış gibi konuşmayın, karar tarihini zorlayıcı biçimde sormayın.
“Ekibiniz ve rol hakkında daha fazla bilgi edinmek ilgimi güçlendirdi. İhtiyaç duyduğunuz başka bir bilgi olursa memnuniyetle paylaşabilirim” biçiminde sakin bir kapanış yeterlidir.
Örnek mail yapısı
Konu: Proje Uzmanı görüşmesi için teşekkürler
Merhaba Ayşe Hanım,
Bugün Proje Uzmanı pozisyonu için ayırdığınız zaman ve ekibin çalışma biçimine dair paylaştığınız bilgiler için teşekkür ederim.
Özellikle müşteri taleplerinin tek bir takip düzeninde toplanmasına yönelik planınız ilgimi çekti. Önceki görevimde benzer bir akışın kurulmasına katkı sağlamış olmamın bu süreçte yararlı olabileceğini düşünüyorum.
Görüşmemiz pozisyona olan ilgimi daha da artırdı. Ek bilgi veya çalışma örneği gerekirse memnuniyetle paylaşabilirim.
İyi çalışmalar,
Ad Soyad
Telefon
Göndermeden önce kontrol
- Görüşmecinin adı ve unvanı doğru mu?
- Pozisyon adı doğru yazıldı mı?
- Mesajda görüşmeye özel bir ayrıntı var mı?
- Yazım ve noktalama kontrol edildi mi?
- Ek veya bağlantıdan söz ediliyorsa gerçekten eklendi mi?
- İmzada güncel telefon ve ad-soyad bulunuyor mu?
Yanıt gelmezse ne yapılmalı?
Teşekkür mailine yanıt gelmemesi olumsuz karar anlamına gelmez. İşe alım ekibi mesajı okuyup ayrıca cevap vermeyebilir.
Görüşmede belirtilen karar tarihi geçtiyse kısa bir takip mesajı gönderin. Tarih verilmediyse yaklaşık bir hafta beklemek makul olabilir; art arda her gün yazmak yerine tek ve nazik bir takip yapın.
Sık yapılan hatalar
Kopyala-yapıştır metin, yanlış şirket adı, aşırı samimi dil, uzun özgeçmiş tekrarı ve karar baskısı mesajın değerini azaltır. Görüşmede konuşulmayan maaş pazarlığını teşekkür mailine sıkıştırmak da uygun değildir.
İyi teşekkür maili üç işi yapar: zamanı için teşekkür eder, görüşmeye özel bir noktayı hatırlatır ve role olan ilginizi ölçülü biçimde yineler. Birkaç kısa paragraf çoğu durumda uzun ve gösterişli metinden daha etkilidir.
Çevrim içi görüşmeden sonra nelere dikkat edilmeli?
Video görüşmesinde bağlantı sorunu yaşandıysa teşekkür mailinde uzun özür yazmayın. Görüşmeyi tamamlayabildiğiniz için teşekkür edip konuşulan somut noktaya geçin. Teknik aksaklık kritik bir cevabı yarıda bıraktıysa, eksik kalan bilgiyi tek kısa paragrafta tamamlayabilirsiniz.
Takvim davetindeki otomatik adrese yanıt vermeden önce gerçek göndericiyi kontrol edin. Bazı sistem adresleri yanıt kabul etmez. İletişim adresi belirsizse işe alım sorumlusunun daha önce kullandığı yazışma zincirini tercih edin.
Maili telefondan gönderirken imzanın eski şirket veya unvan taşımadığını kontrol edin. Otomatik düzeltmenin kişi adını ve pozisyonu değiştirmesi küçük görünse de dikkat dağınıklığı izlenimi yaratır.