Mülakat sonrası teşekkür e-postası, görüşmeye ayırdığı zaman için karşı tarafa teşekkür ederken pozisyona olan ilginizi kısa biçimde yeniden göstermenizi sağlar. Uzun bir ön yazı gibi değil, görüşmenin doğal devamı gibi okunmalıdır.
İyi bir mesaj işe alınmayı tek başına belirlemez; ancak iletişim biçiminizi ve takip disiplininizi gösterir. En etkili e-posta, genel bir şablon yerine görüşmede konuşulan somut bir noktaya değinen mesajdır.
Teşekkür e-postası ne zaman gönderilmeli?
Mesajı görüşmeden sonraki 24 saat içinde göndermek uygundur. Sabah yapılan mülakat için aynı günün öğleden sonrası, geç saatte biten görüşme için ertesi sabah tercih edilebilir. Dakikalar içinde gönderilen mesaj acele hazırlanmış görünebilir.
Hafta sonuna denk gelen görüşmede şirketin çalışma düzenini dikkate alın. Cuma akşamı geç saat yerine pazartesi sabahı göndermek daha görünür olabilir. Yine de birkaç gün bekleyip süreci soğutmak yerine makul sürede dönüş yapmak önemlidir.
Kime gönderilmeli?
Görüşmeyi yapan kişinin kurumsal e-posta adresi sizde varsa mesajı doğrudan ona gönderin. Birden fazla kişi katıldıysa, adresleri biliniyorsa her kişiye kısa ve küçük ölçüde kişiselleştirilmiş mesaj yazmak daha özenli görünür.
Yalnızca insan kaynakları iletişiminiz varsa mesajı bu kişiye gönderip görüşme ekibine teşekkürünüzü iletmesini rica edebilirsiniz. İnternetten tahmin edilen adreslere mesaj atmak doğru değildir. Adres yoksa sırf teşekkür etmek için kişisel sosyal medya hesabından iletişim kurmayın.
Konu satırı nasıl yazılır?
Konu satırı kısa ve anlaşılır olmalıdır. “Görüşme için teşekkürler – Ad Soyad” veya “Pazarlama Uzmanı görüşmesi hakkında – Ad Soyad” gibi ifadeler yeterlidir. Abartılı, esprili veya tamamı büyük harfli başlıklardan kaçının.
Şirket aynı dönemde çok sayıda pozisyon için görüşme yapıyorsa pozisyon adını eklemek mesajın doğru dosyayla eşleşmesini kolaylaştırır. Mülakat davetinin mevcut e-posta zincirine yanıt vermek de bağlamın korunmasını sağlayabilir.
E-postanın temel yapısı
1. Doğrudan teşekkür edin
İlk cümlede görüşme ve ayrılan zaman için teşekkür edin. Aşırı övgüye veya uzun girişe gerek yoktur. Görüşme tarihini ya da pozisyonu doğal biçimde anmak alıcının sizi hızlıca hatırlamasına yardım eder.
2. Görüşmeden özel bir noktaya değinin
Ekip yapısı, üzerinde çalışılacak proje veya rolün öncelikleri hakkında konuşulan bir ayrıntıyı seçin. Bu ayrıntı, mesajın herkese gönderilen kopya bir metin olmadığını gösterir. Şirkete ait gizli ya da hassas bilgileri tekrar etmeyin.
3. Uygunluğunuzu kısa biçimde bağlayın
Deneyiminizden yalnızca görüşmedeki ihtiyaca doğrudan karşılık gelen bir noktayı hatırlatın. Özgeçmişinizi baştan anlatmayın. Bir veya iki cümle, rol için neden istekli ve hazırlıklı olduğunuzu ifade etmeye yeter.
4. Sade bir kapanış yapın
Ek bilgi gerekirse paylaşabileceğinizi belirtin ve değerlendirme sürecinde kolaylık dileyin. Karar tarihini yeniden sormak zorunda değilsiniz; görüşmede belirtilen takvimi takip edin. Kapanışta adınız, telefon numaranız ve gerekiyorsa portföy bilginiz bulunabilir.
Mesajın uzunluğu ne kadar olmalı?
Üç kısa paragraf çoğu görüşme için yeterlidir. Yaklaşık 100–180 kelimelik bir e-posta, hem kişiselleştirmeye alan bırakır hem de alıcının hızlı okumasını sağlar. Teknik görüşmede açıklanması gereken ek bilgi varsa bunu ayrı bir dosya veya kısa maddeyle sunabilirsiniz.
Telefon ekranında rahat okunması için paragrafları iki ya da üç cümleyle sınırlayın. Gereksiz sıfatlar, şirket hakkında genel övgüler ve aynı düşüncenin farklı cümlelerle tekrarı mesajı zayıflatır.
Mülakatta eksik yanıt verdiyseniz
Görüşmede bir soruya eksik yanıt verdiğinizi fark ettiyseniz teşekkür e-postasında kısa bir düzeltme yapabilirsiniz. “Görüşmeden sonra düşündüğümde…” diyerek tek bir ek bilgi sunun. Uzun savunma yazmak veya tüm cevapları yeniden düzenlemek iyi bir izlenim bırakmaz.
Teknik bir göreve ilişkin kaynak, portföy örneği veya belge göndermeniz istendiyse mesajın içinde açıkça belirtin. Dosya adını düzenli yazın ve eki göndermeden önce açıldığını kontrol edin. İstenmeyen büyük dosyaları eklemeyin.
Ton nasıl olmalı?
Görüşmenin resmiyet düzeyini takip edin. Samimi bir görüşme yapılmış olsa bile hitabı gereğinden fazla kişiselleştirmeyin. “Merhaba Ayşe Hanım” gibi açık bir başlangıç ve “İyi çalışmalar” gibi sade bir kapanış çoğu kurum için uygundur.
İşe çok ihtiyaç duyduğunuzu anlatmak yerine role sağlayacağınız katkıya odaklanın. Baskı kuran, karar isteyen veya diğer teklifleri tehdit gibi kullanan cümlelerden kaçının. Başka bir teklif için gerçek bir son tarih varsa bunu net ve saygılı biçimde paylaşabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- Şirket ve kişi adını yanlış yazmak
- Genel şablonu kişiselleştirmeden göndermek
- Özgeçmişi uzun uzun tekrar etmek
- Görüşmeden hemen sonra karar istemek
- Yazım kontrolü yapmadan mesajı göndermek
- İstenmeyen dosya ve bağlantıları eklemek
Göndermeden önce son kontrol
Alıcının adını, pozisyonu ve şirket adını yeniden okuyun. Konu satırının açık, eklerin doğru ve iletişim bilgilerinizin güncel olduğundan emin olun. Taslakta başka bir başvurudan kalan cümle bulunup bulunmadığını özellikle kontrol edin.
Yanıt gelmezse ne yapılmalı?
Teşekkür e-postasına ayrıca yanıt verilmemesi olumsuz karar anlamına gelmez. Mesajın amacı yeni bir yazışma başlatmak değil, görüşmeyi nazikçe tamamlamaktır. İşverenin bildirdiği değerlendirme süresi dolmadan tekrar e-posta göndermeyin.
Belirtilen tarih geçtiyse iki veya üç iş günü sonra kısa bir takip mesajı yazabilirsiniz. Önceki e-posta zincirini kullanın, pozisyona ilginizin sürdüğünü belirtin ve süreçle ilgili güncelleme olup olmadığını sorun. Her gün aramak veya farklı kanallardan tekrar tekrar ulaşmak profesyonel görünmez.
Olumsuz yanıt gelirse kısa bir teşekkürle süreci kapatmak ilerideki pozisyonlar için iyi bir iletişim bırakır. Ayrıntılı geri bildirim isteyecekseniz bunun her kurumda verilemeyebileceğini kabul eden nazik bir cümle kullanın.
Mesajı önce kendinize okuyarak doğal ses verip vermediğini değerlendirin. Teşekkürünüz, görüşmeden hatırladığınız ayrıntı ve role olan ilginiz açıkça görülüyorsa e-posta görevini yerine getirir. Bundan sonra görüşmede paylaşılan takip tarihini beklemek en doğru adımdır.